Em virtude da implantação dos módulos do e-Social, muitos dos processos ligados a administração de pessoal sofrerão alterações, principalmente em relação aos prazos de transmissão dessas movimentações para a base nacional do e-Social.
Com isso, as solicitações de admissão, rescisão por aviso trabalhado, rescisão por aviso indenizado, afastamentos médicos a partir de 3 dias, CAT “Comunicação de Acidente de Trabalho” e cálculo de férias devem seguir os seguintes prazos:
Admissão de funcionários:
Enviar os documentos admissionais via Domínio Atendimento com o prazo mínimo de 4 dias uteis antes do início efetivo das atividades. (Entendesse como documentos admissionais todos os dados cadastrais do funcionário, juntamente com as informações profissionais como salário, cargo a ser ocupado, horário de trabalho, exame médico admissional e dados dos dependentes), isso se faz necessário por conta da obrigatoriedade do envio dos dados admissionais ao e-Social com a antecedência de 1 dia útil, antes desse envio é necessário realizar uma serie de verificações que dependendo do resultado, podem até bloquear o processo de admissão.
Rescisão por Aviso Prévio Trabalhado.
Após a assinatura do Aviso Prévio Trabalhado pelo colaborador, esse documento deverá ser digitalizado e enviado ao Analista Responsável no prazo máximo de 2 dias, com a implantação do e-Social precisamos comunicar em até 10 dias o formato do cumprimento do aviso prévio, se o funcionário optou em reduzir 2 horas por dia de trabalho ou se optou em reduzir 7 dias do aviso. Os apontamentos para o cálculo da rescisão deverão ser enviados para o analista responsável no prazo máximo de 2 dias após o final do cumprimento do aviso prévio. Com esse formato de envio não será mais possível realizar dispensas retroativas.
Rescisão por Aviso Prévio Indenizado.
Após a assinatura do Aviso Prévio Indenizado pelo colaborador, esse documento deverá ser digitalizado e enviado ao Analista Responsável no prazo máximo de 2 dias, juntamente com os apontamentos para o cálculo da rescisão, vale ressaltar que tanto no aviso indenizado quanto no aviso trabalhado, os pagamentos e a entrega dos documentos ao funcionário demitido devem acontecer em até 10 dias a partir do final do aviso. O não cumprimento desse prazo poderá gerar a empresa multa no valor correspondente a um salário do funcionário.
Afastamentos médicos a partir de 3 dias.
A partir da implantação do e-Social, os atestados médicos superiores a 3 dias de afastamento deverão ser comunicados ao ambiente nacional do e-Social, assim, pedido para que os atestados médicos a partir de 3 dias sejam digitalizados e enviados ao analista responsável no prazo máximo de 1 dia após o recebimento do documento pelo RH da empresa.
CAT “Comunicação de Acidente de Trabalho”
Por lei, quando acontece um acidente com funcionário dentro do ambiente da empregadora ou no percurso entre Casa X Trabalho, a empresa tem 24 horas para realizar essa comunicação do acidente de trabalho, assim, pedimos para que esses casos sejam enviados ao Analista Responsável juntamente com a planilha de Comunicação de Acidente de Trabalho no mesmo momento em que o RH da empresa ficar ciente do ocorrido.
Solicitação de Cálculo de Férias.
Com a implantação do e-Social havia um certo receio das empresas quanto a obrigação de comunicar o início das férias 30 dias antes do início do gozo como pede a CLT, porém esse ponto não foi contemplado no programa, o que precisamos nos atentar é com a comunicação do início e do pagamento das férias, esses precisam ser feitos com a antecedência mínima de 2 dias uteis antes do início do gozo, para que seja possível a geração dos recibos e a transmissão das comunicações dentro do prazo legal, as solicitações de férias deverão ser encaminhadas via Domínio Atendimento até o dia 15 do mês anterior ao início do gozo.
As alterações nos prazos e procedimentos nas solicitações internas acima detalhados se fazem necessárias para que a entrega das informações ao Governo Federal seja feita com a qualidade e agilidade exigida pelo e-Social, lembrando que o não cumprimento dos prazos e processos ligados ao e-Social podem gerar desde sansões administrativas pelos órgão fiscalizados até a multas de valores que variam de R$ 201,27 até R$ 181.284,63, lembrando que o valor da multa é determinada pelo fiscal responsável pela autuação. A principal mudança que o e-Social está trazendo para as empresas e em sua cultura organizacional, velhos conceitos e práticas deverão ser deixadas de lado para que esse processo de implantação seja mais tranquilo e menos traumático.
Os novos prazos acima listados entram em vigor a partir de 01/09/2018, no mês de agosto de 2018 faremos como adaptação, porem seria interessante que desde já esses prazos sejam postos em pratica.
Gerente do Departamento Pessoal
